Hoy os voy a hablar sobre Powerpoint. Sí, sí, ese programa para realizar presentaciones del paquete de Office.

¿Pero si soy de PhotoShop y de Illustrator? ¿qué me lleva a nombrar a esta herramienta tan incómoda para mi?

Pues resulta que lo debo de usar para realizar unas presentaciones de un cliente.

Un general de los marines estadounidenses dijo lo siguiente:

PowerPoint nos hace estúpidos”. “Cuando hayamos entendido estas diapositivas, habremos ganado la guerra, casi nada, jeje.

ppt feoSe dice que diariamente se crean más de 30 millones de presentaciones con PowerPoint. Continúa siendo la herramienta más utilizada en el mundo de las presentaciones. Lleva tanto tiempo en circulación que la mayoría de los departamentos de comunicación lo saben utilizar en mayor o menor grado.
Su oponente más cercano, Prezi, cuenta ya con más de 18 millones de usuarios registrados y cerca de 300 millones de presentaciones online. Una presentación cada segundo y un millón de usuarios que se añaden cada mes.

Supongo que muchos de vosotros os debéis de acordar de los intrusivos emails donde nos enviaban todo tipo de presentaciones de bromas, historias, críticas, etc.; algunas incluso con música repelente de fondo. Gracias a Dios, ya es una historia del pasado.

Pero… ¿qué tiene de malo el uso indiscriminado de PowerPoint?

Efectismo sin contenido: la gente se deja impresionar fácilmente por la batería de nuevos efectos visuales de la herramienta y el afán de impresionar deja en segundo término el verdadero valor de la presentación, el contenido.

Informar y aburrir: el carácter unidireccional de las presentaciones anula el intercambio con los espectadores y al no haber interacción se aburre y deja de interesarle.

Leer y no interpretar: he asistido a multitud de seminarios donde el sopor que me ha entrado ha sido de escándalo. Un conferenciante leyendo como un robot las diapositivas sin interpretarlas con personalidad es una condena.

Visto y no visto: el usuario no se siente responsable de una presentación porque no la ha creado el mismo. Además el mensaje queda poco grabado en nuestra minúscula memoria, ya que no disponemos de la presentación. Aún así, si tuviéramos las diapositivas, costaría mucho asociarlas a lo que nos han presentado.

Estos puntos negativos buscan hipnotizar al público para intentar limitar el razonamiento.

Entonces, ¿cómo podemos crear presentaciones creativas y que no aburran a las ovejas?

PowerPoint puede ser el mejor disfraz para un necio pero hay quien lo utiliza de lujo.

Steve Jobs, dijo: “La  gente que sabe de lo que está hablando no necesita PowerPoint” pero yo opino que para mostrar cosas difíciles de transmitir se necesita saber como pensar en slides.

La audiencia lee o te escucha pero no ambas cosas a la vez.

Si leen ¿para que presentas? Lo envías por email y listo.

Si no alcanzan a leer ¿para que proyectar?

Entonces, debemos no aburrir.

¿Cómo no aburrir a las ovejas en una presentación de PowerPoint?

Planifica la presentación para identificar la idea principal e intenta expresarla en 40 segundos explicando por qué es importante.

Identifica las ideas secundarias y dales una estructura a modo guión de una película: una introducción, un nudo y un desenlace.

Boceta las diapositivas con nuestro fiel amigo que nunca nos abandona: lápiz y papel.

Evita transcribir el discurso, mejor lo ilustras.

Usa metáforas visuales para comunicar. Si no sabes lo que quiero decirte te pongo un ejemplo:

metáfora visual

Las metáforas en un recurso propio de la poesía que consiste en utilizar un objeto para designar a otro y apropiarse de sus cualidades. Es como cocinar un trampantojo en Top Chef, ahora que está de moda.

Evita o limita lo que se pueda las listas, balas (bullets) y viñetas. En vez de mostrar un listado en una sola diapositiva se puede mostrar una idea por cada slide.

Explora las miniaturas y comprueba el orden. Elimina lo que sea superfluo.

Estos consejos se pueden realizar sin encender el ordenador. Sólo se ha usado grafito en tubo de madera y pasta de celulosa…

¡Ahora sí, abre el PowerPoint!

Empezamos a digitalizar nuestro guión usando fondos simples y con colores neutros o pasteles.

Evita los fondos con imágenes difuminadas, aarrghh!! y de nuevo aarrghh!!

Usa fotos de gran calidad, hay muchas que son libres de derechos, puedes ver mi artículo sobre bancos de imágenes que publiqué . Evita los típicos clip-arts de los años 90.

iconos

Cubre la diapositiva con la foto, queda más chula.

Principios de diseño gráfico para aplicar a tus presentaciones

Usa fuentes sans serif (Arial, Trebuchet, Verdana) a las serif (Garamond, Times)

No mezclar fuentes, con una bien usada es más que suficiente. Una Arial normal y en negrita, ¿vale?

Evita también el subrayado. Se puede descartar con colores, variables tipográficas o con el tamaño de las letras. ¡y punto!

No abusar de la paleta de colores. A veces menos es más… Ya hablaré un poco más abajo del significado de esta frase.menos es más

Para ello puedes utilizar esta simple pero magnífica herramienta online llamada Palette Generator que nos permite seleccionar una paleta de colores a partir de una foto que subamos y conseguir una colección de colores adecuada.palette generatorEn este ejemplo he subido una foto del Panteón de Roma y me ha recomendado 5 gamas de colores. Es una herramienta sencilla pero muy práctica. También puedes probar DeGraeve.com

Otras opciones más profesionales son Kuler o Paletton. En otro momento ya hablaré más extensamente de colores y sentimientos.

Seguimos…

Las animaciones pueden molestar y mucho. No abuses de ellas.

No intentes destacar todo a la vez para comprimir diapositivas. Si todo destaca nada destaca. ¿Comorrr?

Quedémonos con lo importante y el resto al container. Así no llenaremos de elementos las diapositivas.

El espacio en blanco forma parte del diseño y permite focalizar información y armonizar el mensaje. Una buena práctica es usar la llamada regla de los tercios. Seguro que te sonará de algo esta regla de composición fotográfica porque lo incorporan la mayoría de cámaras.regla de los tercios

puntos aureosregla tercios
Como puedes observar en la imagen,  cada uno de estos cuatros puntos de intersección marcados en rojo se denominan puntos fuertes y son las zonas donde queremos mostrar el interés principal. La idea en definitiva es intentar distribuir los objetos de la diapositiva en la intersección de estos puntos para ensalzar los elementos que más nos interesen.
En PowerPoint se puede usar rejillas con hasta 16 rectángulos con lo que aumentan la variación para posicionar los elementos.

Aplicar la llamada navaja de Ockhman, un principio filosófico atribuido a Guillermo de Ockham en la lejana Edad Media que viene a decir que si dos teorías en igualdad de condiciones tienen la misma consecuencias, la teoría más simple es la que más posibilidades tiene de ser la correcta.
Es la paradoja de la complejidad. Encontrar lo esencial y descartar lo superfluo.

En síntesis:
“Menos es más.” ¿asocias ahora la imagen de arriba ahora?

La fórmula perfecta:

+ simple + visual – textual = diapositiva perfecta

Para acabar os dejo el enlace de una extraordinaria presentación relacionada con el tabaco. Sobran las palabras, ¿no?

¡No, no, espera!

Te dejo también esta infografía de como conseguir una buena presentación. Y ahora sí, me voy a celebrar mi cumpleaños. Brindar por mí. ¡Muchas gracias!

infografia PowerPoint